Montag, 25. Juni 2018

Active Sourcing in Zeiten der DSGVO

Seit dem 25. Mai ist sie in Kraft: Die Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO. Und sie betrifft auch die HR-Welt

Die gute Nachricht: Auch auf Basis der DSVGO ist Personalarbeit inklusive Active Sourcing weiterhin zulässig – darüber hat der Datenschutz-Experte Oliver Baldner in unserem Blog bereits hier berichtet. Trotzdem hat die DSGVO auch bei Personalverantwortlichen viel Staub aufgewirbelt. Und das aus gutem Grund. Denn die – auch bisher – vertraulichen Bewerberdaten müssen jetzt noch sorgfältiger behandelt werden, als in den Jahren zuvor. Und dies gilt für sämtliche Prozessschritte – also das Erheben, Erfassen, Speichern, Organisieren, Anpassen, Verändern, Verwenden und Abgleichen der Daten bis hin zur Löschung oder Vernichtung der Bewerbungen. Unternehmen, die dazu eine spezielle Software nutzen, müssen sichergehen, dass diese DSGVO-konform ist. Nicht zu vergessen: Der Bewerber muss mit der Speicherung und Verarbeitung seiner Daten ausdrücklich einverstanden sein!
Viele Datenschutzverstöße dürften jedoch an ganz anderer Stelle geschehen – nämlich bei den internen Prozessen der Bewerberauswahl. Natürlich ist es wichtig, dass Fachbereiche mit einbezogen werden – aber wie viel müssen, wie viel dürfen sie über den Bewerber erfahren? Der schnelle Blick in die Bewerbungsunterlagen durch künftige Kollegen ist damit kein Kavaliersdelikt mehr, sondern kann vor dem Hintergrund der DSGVO zu hohen Geldbußen führen.
Was folgt daraus? Personalabteilungen, die ihre Prozesse noch nicht durchleuchtet und dokumentiert haben, sollten dies zeitnah nachholen. Sie werden schnell feststellen, wo Sie eventuell noch hinsichtlich des Datenschutzes nachsteuern müssen. Wo Unsicherheit herrscht oder ein Datenschutz-konformer Prozess nicht gewährleistet ist, sollten externe Experten zu Rate gezogen werden. Dies gilt auch für den Bereich Active Sourcing, bei dem zum Teil Daten aus mehreren Quellen zusammengefügt werden, um zu entscheiden ob ein potenzieller Kandidat angesprochen werden soll.

Zumindest für den Übergang, bis alle Prozesse geprüft und angepasst sind, kann es deshalb für Unternehmen vorteilhaft sein, das Bewerbermanagement inklusive des Active Sourcing outzusourcen. Externe Personalverantwortliche arbeiten in der Regel bereits so, dass sie alle Daten und alle Kontakte mit dem Kandidaten dokumentieren – eine wichtige Regel der DSGVO. Damit können sie beispielsweise bei einer gewünschten Auskunft durch Kandidaten sofort offenlegen, wann warum welche Daten wo gespeichert wurden. Allein diese Dokumentationspflicht dürfte viele Personalbereiche in Unternehmen bereits vor große Herausforderungen stellen. Oder wissen Sie genau, in welchem E-Mail-Körbchen noch die Bewerbung Ihres letzten Auszubildenden schlummert?

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